Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Telefon:

030 40107150

Fax:

030 40107148

E-Mail:

kontakt@dr-hermann-berlin.de

Niederlassung Rostock

Telefon:

0381 8388207

E-Mail:

kontakt@dr-hermann-rostock.de

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für die Websites:

• dr-hermann-berlin.de
• dr-hermann-rostock.de

Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich an kontakt@dr-hermann-berlin.de wenden.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

Abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen.

Zu unseren berechtigten Interessen gehören insbesondere der sichere Betrieb unserer Websites, die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen, die IT-Sicherheit, die Vermeidung missbräuchlicher Nachrichten, die Organisation unserer betrieblichen Abläufe und die Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

3. Hosting und Serverprotokolle

Unsere Websites werden bei der

gehostet.

Beim Besuch unserer Websites verarbeitet IONOS insbesondere:

• die aufgerufene Seite oder Datei,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• die zuvor besuchte Website,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem und Gerät,
• übertragene Datenmenge sowie
• die IP-Adresse in anonymisierter Form.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Websites, zur Gewährleistung der technischen Sicherheit und zur Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Besuchsdaten werden nach Angaben von IONOS für acht Wochen gespeichert.

Wir haben mit IONOS einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen beziehungsweise werden einen solchen Vertrag abschließen.

4. WordPress

Unsere Websites werden mit dem Content-Management-System WordPress betrieben.

WordPress kann technisch erforderliche Cookies und lokale Speicherinformationen verwenden. Diese sind insbesondere notwendig, um die Website darzustellen, Eingaben zu verarbeiten, Sicherheitsfunktionen bereitzustellen und technische Einstellungen zu speichern.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Websites verwenden technisch notwendige sowie optionale Cookies und vergleichbare Technologien.

Technisch notwendige Technologien dürfen ohne Einwilligung verwendet werden, wenn sie erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Statistikdienste, externe Medien, Karten, externe Schriftarten und andere nicht notwendige Dienste werden erst aktiviert, nachdem Sie über die Einwilligungsverwaltung zugestimmt haben.

Rechtsgrundlagen sind:

• § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technisch notwendige Technologien,
• § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungsbedürftige Technologien.

Ihre Entscheidung wird gespeichert, damit sie bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

6. Google Analytics

Wir verwenden nach Ihrer Einwilligung Google Analytics 4. Anbieter ist:

Google Analytics dient der statistischen Auswertung und Verbesserung unserer Websites.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Geräte- und Browserinformationen,
• ungefähre geografische Region,
• aufgerufene Seiten,
• Zeitpunkt und Dauer des Besuchs,
• Herkunft des Seitenaufrufs,
• Interaktionen mit Seiteninhalten sowie
• zufällig erzeugte Kennungen.

Google Analytics wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden entsprechend den in unserem Google-Analytics-Konto festgelegten Aufbewahrungseinstellungen gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Google kann Daten auch in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt, soweit anwendbar, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

7. Google Fonts

Wir verwenden zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts der Google Ireland Limited.

Beim Laden der Schriftarten können insbesondere die IP-Adresse, die aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie die Referrer-URL an Google übertragen werden.

Google Fonts werden erst nach Ihrer Einwilligung von Google-Servern geladen. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ohne Einwilligung wird eine lokal verfügbare Ersatzschrift verwendet.

Google kann Daten in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung wird durch die gesetzlich vorgesehenen Garantien abgesichert.

8. OpenStreetMap

Wir verwenden Kartenmaterial von OpenStreetMap zur Darstellung unserer Standorte und geografischer Informationen.

Beim Aktivieren einer Karte können insbesondere folgende Daten an den eingesetzten Karten- beziehungsweise Tile-Anbieter übertragen werden:

• IP-Adresse,
• Browser- und Geräteinformationen,
• aufgerufene Seite,
• Zeitpunkt des Abrufs,
• angezeigter Kartenausschnitt.

Die Kartendarstellung wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ohne Einwilligung stellen wir unsere Anschriften weiterhin in Textform bereit.

Der konkret eingesetzte Kartenanbieter ergibt sich aus der Kartenkennzeichnung und den Cookie-Einstellungen unserer Website.

9. YouTube und Vimeo

Auf unseren Websites können Videos von YouTube und Vimeo eingebunden sein.

Anbieter von YouTube ist die Google Ireland Limited. Anbieter von Vimeo ist die Vimeo.com, Inc. mit Sitz in den USA.

Die Videos werden erst geladen, nachdem Sie in die Nutzung externer Medien eingewilligt haben.

Beim Aktivieren eines Videos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Browser- und Geräteinformationen,
• aufgerufene Seite,
• Angaben zum angesehenen Video,
• Nutzungs- und Interaktionsdaten,
• Cookies oder Gerätekennungen,
• Angaben zu einem gegebenenfalls angemeldeten Benutzerkonto.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Google und Vimeo können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

10. Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben und Missbrauch verwenden wir Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited.

reCAPTCHA kann unter anderem folgende Daten verarbeiten:

• IP-Adresse,
• Browser- und Geräteinformationen,
• Referrer-URL,
• Maus- und Tastaturinteraktionen,
• Verweildauer,
• Spracheinstellungen,
• vorhandene Google-Cookies,
• technische Sicherheits- und Risikomerkmale.

reCAPTCHA wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ohne Einwilligung kann das betreffende Formular möglicherweise nicht genutzt werden. Sie können uns in diesem Fall alternativ per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

11. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Über das Kontaktformular werden insbesondere verarbeitet:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Betreff,
• Nachricht,
• Zeitpunkt der Übermittlung,
• technische Sicherheitsdaten.

Bei sonstigen Anfragen können außerdem Telefonnummern, Anschriften, Einsatzorte, Fotos, Videos, PDF-Dateien, Auftragsdaten, Rechnungsdaten und weitere freiwillig übermittelte Informationen verarbeitet werden.

Dient die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation.

Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet wurden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bitte übermitteln Sie keine Passwörter, vollständigen Zahlungsdaten, Ausweiskopien oder andere nicht erforderliche vertrauliche Informationen.

12. Freshdesk-Ticketsystem

Zur Bearbeitung und Dokumentation eingehender Nachrichten verwenden wir Freshdesk, einen Dienst der Freshworks-Unternehmensgruppe.

Eingehende E-Mails und Kontaktanfragen können automatisch als Ticket in Freshdesk gespeichert werden.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten,
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Betreff und Nachrichteninhalt,
• Einsatz- und Rechnungsanschriften,
• Auftrags- und Termindaten,
• Kommunikationsverläufe,
• interne Bearbeitungsvermerke,
• Kategorien und Zuständigkeiten,
• Anhänge und deren Inhalte,
• technische Metadaten.

Freshdesk dient der strukturierten Bearbeitung, internen Weiterleitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Anfragen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Freshworks kann Daten abhängig von der für unser Konto verwendeten Produkt- und Datenregion innerhalb oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Drittlandübermittlungen werden durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, abgesichert.

Das Schließen oder Archivieren eines Tickets führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung. Tickets werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung, Dokumentation, gesetzliche Aufbewahrung oder die Abwehr und Durchsetzung von Ansprüchen nicht mehr erforderlich sind.

13. Automatisierung mit n8n Cloud

Wir verwenden n8n Cloud der

zur Automatisierung unserer Geschäftsprozesse.

n8n verbindet insbesondere unser Ticketsystem, interne Wissensquellen und die eingesetzten KI-Dienste.

Dabei können verarbeitet werden:

• Ticket- und Kundendaten,
• Nachrichteninhalte,
• Absender- und Empfängerdaten,
• Anhänge und aus Anhängen extrahierte Texte,
• Auftragsdaten,
• Klassifikationen und Antwortentwürfe,
• Workflow-, Protokoll- und Fehlerdaten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

n8n Cloud speichert die Plattformdaten nach Angaben von n8n grundsätzlich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Einzelne Unterauftragnehmer können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Workflow- und Ausführungsdaten werden entsprechend den für unser Konto eingerichteten Einstellungen gespeichert und gelöscht, sobald sie für den Betrieb, die Fehleranalyse oder die Sicherheit nicht mehr erforderlich sind.

14. KI-gestützte Bearbeitung von Nachrichten

Wir verwenden künstliche Intelligenz zur Unterstützung bei der Bearbeitung eingehender Nachrichten.

Die KI kann insbesondere eingesetzt werden für:

• Erkennung der Art einer Anfrage,
• Einordnung von Kunden- und Auftragsarten,
• Einschätzung der Dringlichkeit,
• Erstellung interner Zusammenfassungen,
• Erkennung fehlender Angaben,
• Zuordnung an eine zuständige Abteilung,
• Erstellung von Antwortentwürfen,
• Beantwortung einfacher allgemeiner Fragen,
• Beantwortung bestimmter Preisfragen anhand hinterlegter Informationen,
• Erstellung von Eingangsbestätigungen,
• Erkennung von Spam und Phishing,
• Erkennung möglicher Duplikate.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse,
• Betreff und Inhalt der Nachricht,
• Einsatzort und Postleitzahl,
• Kunden-, Auftrags- und Termindaten,
• Inhalte von PDF-Dateien und anderen Anhängen,
• Dateinamen und Anhangsmetadaten,
• Kommunikationsverläufe,
• die von der KI erzeugten Ergebnisse.

Da Nachrichten und Anhänge automatisiert ausgewertet werden können, können auch vertrauliche oder besonders sensible Angaben Bestandteil der Verarbeitung werden, wenn sie in der Nachricht oder im Anhang enthalten sind. Bitte übermitteln Sie solche Angaben nur, wenn sie für die Bearbeitung tatsächlich erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Bearbeitung einer Anfrage oder der Vertragsdurchführung dient. Die Verarbeitung zur effizienten Organisation, Qualitätssicherung, Spam- und Phishing-Erkennung sowie IT-Sicherheit erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Gemini API

Für die Klassifikation und Erstellung von Antwortentwürfen verwenden wir die kostenpflichtige Gemini API der Google Ireland Limited.

Nach den Bedingungen für kostenpflichtige Gemini-Dienste verwendet Google die übermittelten Eingaben und Antworten nicht zur Verbesserung oder zum Training seiner allgemeinen Produkte und Modelle.

Google kann Eingaben und Antworten für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung, Systemsicherheit und Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen speichern.

Eine vollständige Speicherungslosigkeit ist nur möglich, wenn hierfür die erforderlichen technischen und vertraglichen Voraussetzungen eingerichtet wurden.

Mistral AI

Für eine zusätzliche Prüfung von Nachrichten auf Spam- und Phishingmerkmale verwenden wir Dienste der

Dabei können Nachrichteninhalte, Absenderinformationen und technische Metadaten verarbeitet werden.

Mistral AI kann Daten zur Bereitstellung des Dienstes, zur Missbrauchserkennung und zur Systemsicherheit verarbeiten. Soweit kein wirksamer Trainings-Opt-out oder keine entsprechende vertragliche Konfiguration aktiviert ist, kann Mistral AI Daten nach Maßgabe seiner Bedingungen auch zur Verbesserung oder zum Training eigener Modelle verwenden.

Wir verwenden keine Feedbackfunktionen, um Nachrichteninhalte bewusst für Trainingszwecke freizugeben.

15. Automatisch erstellte Antworten und Ticketbearbeitung

In einfach gelagerten Fällen können KI-gestützte Antworten automatisch und ohne vorherige individuelle Prüfung versandt werden.

Dies kann insbesondere betreffen:

• Eingangsbestätigungen,
• einfache allgemeine Informationen,
• bestimmte Preisangaben aus einer hinterlegten Wissensgrundlage,
• gezielte Rückfragen zu fehlenden Angaben.

Automatisch versandte Antworten werden als mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt gekennzeichnet. Soweit keine individuelle Prüfung stattgefunden hat, wird auch darauf hingewiesen.

Eine automatisch erstellte Nachricht stellt grundsätzlich keine verbindliche Auftragsannahme, Terminbestätigung oder Ausführungszusage dar.

Sie können jederzeit eine menschliche Prüfung oder Berichtigung verlangen, indem Sie auf die Nachricht antworten oder sich über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Eingehende Nachrichten können außerdem automatisch kategorisiert, gekennzeichnet und einer zuständigen Bearbeitungsgruppe zugeordnet werden.

Eindeutig erkannte Spam-, Phishing- oder Duplikatnachrichten können automatisch geschlossen werden. Geschlossene Tickets können durch unsere Mitarbeiter geprüft und wieder geöffnet werden.

16. Keine erheblichen ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Insbesondere werden folgende Entscheidungen nicht ausschließlich durch eine KI getroffen:

• endgültige Annahme oder Ablehnung eines Auftrags,
• verbindliche Terminbestätigung,
• Entscheidung über Beschwerden oder Haftungsansprüche,
• Kündigung eines Vertrags,
• Einstellung oder Ablehnung eines Bewerbers,
• arbeitsrechtliche Entscheidungen.

Automatische Klassifikationen, Empfehlungen und Antworten können durch befugte Mitarbeiter geprüft, korrigiert oder rückgängig gemacht werden.

17. Kunden-, Auftrags- und Servicedaten

Zur Anbahnung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation unserer Leistungen verarbeiten wir insbesondere:

• Namen und Kontaktdaten,
• Einsatz-, Objekt- und Rechnungsanschriften,
• Angaben zu Eigentümern, Mietern, Hausverwaltungen und Ansprechpartnern,
• Angebots-, Vertrags- und Auftragsdaten,
• Angaben zum festgestellten oder vermuteten Schädlingsbefall,
• Einsatz- und Termindaten,
• Fotos, Videos, Pläne und Dokumentationen,
• Service-, Prüf- und Monitoringdaten,
• Gutachten,
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen,
• Reklamations- und Kommunikationsdaten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Soweit die Daten der Beweissicherung oder Durchsetzung und Abwehr rechtlicher Ansprüche dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

18. Gesundheitsangaben und besondere Schutzbedürfnisse

Für eine sichere Durchführung unserer Leistungen kann es erforderlich sein, dass Sie uns über besondere Schutzbedürfnisse informieren, beispielsweise über Allergien, Schwangerschaft oder andere gesundheitliche Umstände.

Gesundheitsdaten sind besonders geschützte personenbezogene Daten. Wir verarbeiten solche Angaben nur, soweit dies für die sichere Vorbereitung oder Durchführung der Leistung erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Bitte übermitteln Sie Gesundheitsdaten nicht über ein allgemeines Kontaktformular, sondern stimmen Sie die sichere Übermittlung zuvor telefonisch mit uns ab.

Gesundheitsangaben sollten nicht in Dokumenten oder Nachrichten enthalten sein, die für eine allgemeine KI-gestützte Bearbeitung bestimmt sind.

19. Pestsoft und Kundenportal

Zur Verwaltung und Dokumentation von Kunden, Objekten, Verträgen, Einsätzen und Monitoringdaten verwenden wir Pestsoft der

Pestsoft kann insbesondere eingesetzt werden für:

• Kunden- und Objektverwaltung,
• Angebots- und Vertragsverwaltung,
• Termin- und Einsatzplanung,
• Dokumentation von Maßnahmen,
• Verwaltung von Monitoring-Systemen,
• Speicherung von Fotos, Plänen und Berichten,
• Rechnungsstellung,
• Bereitstellung eines webbasierten Kundenportals.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Beim Aufruf des externen Pestsoft-Kundenportals verlassen Sie unsere Website. Dabei werden Verbindungs- und Nutzungsdaten an nector und gegebenenfalls an deren technische Dienstleister übermittelt.

20. Microsoft 365 und Terminverwaltung

Für E-Mail-Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Kalenderfunktionen verwenden wir Microsoft 365 der

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Namen und Kontaktdaten,
• E-Mail-Kommunikation,
• Kunden- und Einsatzadressen,
• Termindatum und Zeitfenster,
• Auftragsinformationen,
• Teilnehmer und Ansprechpartner,
• Kalender- und Verfügbarkeitsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die organisatorische und sichere Bereitstellung unserer Kommunikations- und Kalendersysteme beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Microsoft kann Daten durch verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung wird durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien abgesichert.

Eine zukünftige KI-gestützte Auswertung der Techniker- und Gemeinschaftskalender wird erst nach einer gesonderten datenschutzrechtlichen Prüfung eingesetzt und in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.

21. Zahlungen, Bonitätsprüfung und Forderungsmanagement

Zahlungen können bar oder per Überweisung erfolgen.

Bei Überweisungen verarbeiten wir insbesondere den Namen des Kontoinhabers, Bankverbindung, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck, Buchungsdatum sowie Rechnungs- und Kundennummer.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Wenn wir in Vorleistung treten oder ein konkretes Zahlungsausfallrisiko besteht, können wir eine Bonitätsauskunft bei einer zuständigen Gesellschaft der Creditreform-Unternehmensgruppe einholen.

Hierzu können insbesondere Name oder Firma, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Angaben zum vorgesehenen Vertragsverhältnis übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor Zahlungsausfällen.

Eine Bonitätsauskunft wird nicht als alleinige Grundlage einer ausschließlich automatisierten Entscheidung verwendet.

Bei offenen und fälligen Forderungen können die zur Durchsetzung erforderlichen Daten an Creditreform, ein Inkassounternehmen, Rechtsanwälte, Gerichte oder Vollstreckungsstellen übermittelt werden.

22. Bewerbungen

Bewerbungen können uns insbesondere per E-Mail oder telefonisch erreichen.

Wir verarbeiten dabei insbesondere:

• Name und Kontaktdaten,
• Anschreiben und Lebenslauf,
• Zeugnisse und Qualifikationen,
• Angaben zu bisherigen Beschäftigungen,
• Verfügbarkeitsangaben,
• Gesprächsnotizen,
• weitere freiwillig übermittelte Informationen.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG.

Eingehende Bewerbungen können durch unsere KI als Bewerbung erkannt, intern zugeordnet und mit einer automatisierten Eingangsbestätigung beantwortet werden.

Eine Entscheidung über Einladung, Einstellung oder Ablehnung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.

Die Daten nicht berücksichtigter Bewerber werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich sind. Dies erfolgt grundsätzlich spätestens nach sechs Monaten, sofern keine längere Speicherung vereinbart wurde.

23. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur Mitarbeitern zugänglich gemacht, die sie für ihre Tätigkeit benötigen.

Abhängig vom jeweiligen Vorgang können Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

• Hosting-, IT- und Supportdienstleister,
• Freshworks/Freshdesk,
• n8n,
• Google,
• Mistral AI,
• Microsoft,
• nector/Pestsoft,
• Steuerberatung und Buchhaltung,
• Banken,
• Creditreform und Inkassodienstleister,
• Rechtsanwälte und Gerichte,
• Versicherungen,
• Vermieter, Eigentümer und Hausverwaltungen,
• Behörden,
• eingesetzte Unterauftragnehmer und Lieferanten.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Daten zu fremden Werbezwecken findet nicht statt.

24. Drittlandübermittlungen

Einige eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht,
• der Empfänger wirksam unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist,
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart wurden oder
• eine gesetzliche Ausnahme anwendbar ist.

Soweit erforderlich, werden ergänzende technische, vertragliche oder organisatorische Schutzmaßnahmen getroffen.

25. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Verträge, Rechtsstreitigkeiten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Insbesondere gelten folgende Kriterien:

• Websiteprotokolle werden entsprechend den Angaben des Hostinganbieters gespeichert.
• Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
• Kunden- und Auftragsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie für gesetzliche Nachweis- und Verjährungsfristen gespeichert.
• Rechnungen und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Bewerbungsdaten werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
• Spam- und gelöschte Tickets können entsprechend den Funktionen und Löschfristen des Ticketsystems zunächst in einem Papierkorb oder Archiv verbleiben.

26. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören abhängig vom jeweiligen System insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung,
• rollenbasierte Zugriffsberechtigungen,
• sichere Authentifizierungsverfahren,
• regelmäßige Softwareaktualisierungen,
• Datensicherungen,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
• Verpflichtung der Mitarbeiter auf Vertraulichkeit,
• Schulung der mit personenbezogenen Daten und KI befassten Mitarbeiter.

Eine vollständige Sicherheit elektronischer Datenübertragungen kann dennoch nicht garantiert werden.

27. Rechte betroffener Personen

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht:

• auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• auf Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Wir können einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen, um Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.

28. Widerruf von Einwilligungen

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.

Einwilligungen für Cookies und externe Dienste können über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

29. Widerspruchsrecht

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

30. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für unseren Hauptsitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Telefon:

030 13889-0

E-Mail:

mailbox@datenschutz-berlin.de

Sie können sich auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts eines mutmaßlichen Datenschutzverstoßes wenden.

31. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungsvorgänge, eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unseren Websites veröffentlicht.

Stand: 5. August 2026